Cách quản lý đơn hàng TikTok Shop hiệu quả cho người mới

Bạn đã bao giờ tự hỏi: Tại sao cùng bán hàng trên TikTok Shop nhưng có người xử lý đơn hàng mượt mà, khách luôn hài lòng, trong khi người khác lại liên tục gặp lỗi, bị hoàn đơn? Bí quyết nằm ở đâu? Câu trả lời chính là khả năng quản lý đơn hàng TikTok Shop một cách bài bản và có chiến lược. Trong bài viết Tin tức này, TCC & Partners sẽ chia sẻ những tips cốt lõi giúp bạn kiểm soát đơn hàng hiệu quả, tránh thất thoát, gia tăng lợi nhuận.

Các trạng thái đơn hàng TikTok Shop

Trang Quản lý đơn hàng TikTok Shop được thiết kế để giúp người bán dễ dàng theo dõi và xử lý các đơn hàng theo từng giai đoạn. Dưới đây là giải thích rõ hơn về từng trạng thái đơn hàng:

• Tất cả đơn hàng: Hiển thị danh sách đầy đủ tất cả các đơn hàng và trạng thái hiện tại của chúng (ví dụ: đang chờ xử lý, đang chờ vận chuyển, đã vận chuyển, đã hoàn thành, đã hủy).
• Đang chờ vận chuyển: Bao gồm các đơn hàng đã được người mua đặt thành công và đang chờ bạn (nhà bán hàng) đóng gói sản phẩm, in nhãn vận chuyển và bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
• Đã vận chuyển: Hiển thị các đơn hàng đã được bạn bàn giao cho đơn vị vận chuyển và đang trong quá trình được giao tới địa chỉ của khách hàng.
• Đã hoàn thành: Gồm các đơn hàng đã được giao thành công cho người mua và đã qua thời gian quy định (thường là hơn 14 ngày) để khách hàng có thể khiếu nại hoặc trả hàng. Sau thời gian này, giao dịch được coi là hoàn tất và doanh thu được ghi nhận.
• Đang chờ xử lý: Các đơn hàng đã được thanh toán và đang trong thời gian “chờ” linh hoạt. Trong khoảng thời gian này (thường là 1 giờ), người mua có quyền hủy đơn hàng nếu muốn mà không cần lý do. Sau khi hết thời gian chờ, đơn hàng sẽ tự động chuyển sang trạng thái “Đang chờ vận chuyển”.
• Đã hủy: Chứa tất cả các đơn hàng đã bị hủy bỏ, dù là do người mua hủy trong thời gian chờ xử lý, do nhà bán hàng hủy (ví dụ: hết hàng), hoặc do các vấn đề khác (ví dụ: không liên lạc được với khách hàng).

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách xác nhận đơn hàng trên TikTok Shop

Các hoạt động cần thiết khi quản lý đơn hàng TikTok Shop

Để hỗ trợ tối ưu việc quản lý đơn hàng TikTok Shop, TikTok đã cải tiến giao diện và giới thiệu tab “Hành động cần thiết” hoàn toàn mới. Tab này đóng vai trò như một trung tâm cảnh báo, giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ đơn hàng nào cần được xử lý ngay lập tức, đồng thời làm nổi bật các yêu cầu hủy hoặc trả hàng/hoàn tiền.

Dưới đây là các loại đơn hàng bạn sẽ tìm thấy trong phần “Hành động cần thiết”, cùng với giải thích chi tiết:

• Vận chuyển trong vòng 24h trở xuống: Những đơn bắt buộc phải được chuyển giao trong vòng 24 giờ để tránh bị đánh dấu là giao trễ.
• Tự động hủy trong vòng 24h trở xuống: Hệ thống sẽ tự động hủy các đơn nếu không có hành động xử lý trong khoảng thời gian quy định (thường là 24 giờ).
• Quá thời hạn vận chuyển: Những đơn đã quá thời điểm giao hàng dự kiến, cần được ưu tiên xử lý hoặc có phương án giải trình phù hợp.
• Yêu cầu hủy đơn: Khách hàng đã gửi yêu cầu hủy – bạn cần kiểm tra và xác nhận nhanh chóng.
• Gói hàng khác thường: Đơn hàng gặp sự cố trong quá trình đóng gói hoặc in nhãn vận đơn – có thể ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
• Yêu cầu trả hàng/hoàn tiền: Hệ thống sẽ báo các đơn hàng đang chờ xử lý yêu cầu từ phía khách, như trả lại sản phẩm hoặc hoàn tiền.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tra cứu đơn hàng TikTok đang ở đâu?

Một số tính năng khác cần biết khi quản lý đơn hàng TikTok Shop

Để giúp Nhà Bán Hàng vận hành đơn hàng hiệu quả và chủ động hơn, TikTok Shop đã tích hợp thêm nhiều tính năng phụ trợ trong giao diện quản lý đơn hàng. Những tính năng này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện khả năng kiểm soát đơn hàng theo cách trực quan và chuyên nghiệp hơn.

Tìm kiếm & bộ lọc thông minh

TikTok Shop đã tối ưu hóa chức năng tìm kiếm, cho phép bạn dễ dàng tìm thấy các đơn hàng với tính năng tìm kiếm toàn cầu mới. Giờ đây, bạn có thể tìm kiếm nhiều chi tiết khác nhau, bao gồm ID đơn hàng, ID sản phẩm, số theo dõi và phân loại sản phẩm, tất cả trong một thanh tìm kiếm duy nhất.

Đặc biệt, bạn có thể tìm kiếm tối đa 100 ID khác nhau một cách đơn giản bằng cách tách các tham số sử dụng dấu phẩy (,) và kèm theo chúng trong dấu ngoặc kép (“). Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn cần xử lý một lượng lớn đơn hàng cụ thể.

Giao diện hiển thị linh hoạt: Danh sách & Thẻ

Để phù hợp với từng nhu cầu quản lý, TikTok Shop cung cấp hai chế độ hiển thị mới cho Nhà Bán Hàng bao gồm:

• Chế độ Danh sách giúp bạn xem được nhiều đơn hàng cùng lúc trên một trang.
• Chế độ Thẻ lại phù hợp khi bạn muốn xem chi tiết từng đơn một cách trực quan hơn.

>>> Đọc ngay: Hướng dẫn chi tiết cách in đơn hàng trên TikTok Shop

Thêm ghi chú tùy chỉnh cho từng đơn

Tính năng “Thêm ghi chú” giúp Nhà Bán Hàng tự đánh dấu, lưu ý hoặc phân loại đơn hàng theo nhu cầu riêng:

• Gắn cờ màu sắc khác nhau để dễ dàng phân biệt.
• Viết ghi chú tùy chỉnh cho từng đơn, có thể chỉnh sửa và theo dõi lịch sử thay đổi.
• Lọc đơn theo màu cờ và ghi chú cũng sẽ được hiển thị trong danh sách đơn xuất file.
• Thông tin ghi chú còn có thể được in kèm trong danh sách chọn hàng hoặc tem vận đơn.

Xuất đơn hàng chủ động

TikTok Shop cũng cho phép bạn xuất tất cả các đơn hàng hoặc các đơn hàng đã chọn trong tab hiện tại. Ngoài ra, bạn có thể xuất các đơn hàng đã lọc để tối ưu hóa hơn nữa quy trình quản lý của mình. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho việc đối chiếu dữ liệu, lập báo cáo hoặc nhập vào các hệ thống quản lý khác.

Hủy đơn

Nhà Bán Hàng có quyền hủy đơn hàng của Khách Hàng trước khi trạng thái của đơn hàng được cập nhật thành “Đã vận chuyển”. Trên trang Quản lý đơn hàng, bạn chỉ cần chọn đơn hàng muốn hủy. Sau đó, chọn “Hành động khác“, chọn “Hủy” để hủy đơn hàng. Tiếp theo, chọn lý do hủy phù hợp và xác nhận. Tính năng này giúp bạn linh hoạt xử lý các trường hợp phát sinh như hết hàng hoặc yêu cầu từ khách hàng.’

>>> Xem thêm: Giải đáp: Shop tự hủy đơn hàng trên TikTok có sao không?

Làm sao để biết khi nào có đơn hàng trên TikTok Shop?

Một trong những băn khoăn lớn nhất của người mới bán hàng trên TikTok Shop là: “Làm sao biết khách đã đặt hàng?”. Thực tế, TikTok không phải lúc nào cũng gửi thông báo rõ ràng, đặc biệt nếu bạn chưa quen giao diện hoặc đang bận việc, dễ bỏ lỡ đơn hàng.

Việc phát hiện đơn hàng sớm giúp bạn xử lý kịp thời, tránh tình trạng đơn quá hạn, bị hủy do không xác nhận, từ đó bảo vệ hiệu suất vận hành và uy tín shop.

Kiểm tra qua ứng dụng TikTok Shop Seller

TikTok đã phát triển ứng dụng TikTok Shop Seller (Android & iOS) dành riêng cho người bán. Khi có đơn mới, app sẽ gửi thông báo đẩy (push notification) trực tiếp đến điện thoại.

Tuy nhiên, có một số lý do bạn có thể không nhận được thông báo:

• Chưa bật quyền thông báo cho app.
• Điện thoại đang ở chế độ tiết kiệm pin, chặn app chạy nền.
• Mạng Internet không ổn định.

Lời khuyên chuyên gia: Chủ động kiểm tra app mỗi ngày, ưu tiên vào các khung giờ cao điểm như sau livestream, hoặc sau khi đăng video có gắn link sản phẩm.

Cách kiểm tra đơn hàng trong app: Mở TikTok Shop Seller → vào Quản lý đơn hàng (Order Management).

Các tab chính:

• Chờ xử lý (To Process): Đơn mới, chờ xác nhận.
• Đang giao (Shipping): Đơn đã bàn giao vận chuyển.
• Hoàn tất/Hủy/Trả hàng: Đơn đã xử lý xong hoặc hủy.

Kiểm tra qua TikTok Seller Center trên máy tính

Ngoài điện thoại, bạn có thể dùng TikTok Seller Center tại: https://seller.tiktokglobalshop.com.

Sau khi đăng nhập, màn hình chính sẽ hiển thị:

• Số lượng đơn hàng mới.
• Thông báo đơn cần xác nhận.
• Đơn chưa giao hoặc đang khiếu nại.

Lưu ý: Đây là phương pháp quản lý hiệu quả khi shop có nhân viên vận hành, thay vì chỉ dựa vào điện thoại cá nhân.

>>> Xem thêm: TikTok Shop quốc tế là gì? Vai trò, hướng dẫn cho người mới

Kiểm tra thông qua email

Ngoài việc dùng ứng dụng và Seller Center trên máy tính, email vẫn là một kênh quan trọng để nhận thông tin đơn hàng từ TikTok Shop, đặc biệt khi bạn không thường xuyên mở app.

• Email đăng ký seller: TikTok Shop sẽ gửi thông báo mỗi khi có đơn hàng mới đến địa chỉ email bạn đã đăng ký khi tạo tài khoản seller. Đây là cách để đảm bảo bạn luôn có thông tin chính xác, ngay cả khi điện thoại không nhận được thông báo push.
• Đảm bảo email hoạt động: Trước tiên, hãy chắc chắn địa chỉ email này còn sử dụng được, không bị khóa hay quá hạn, để các thông báo từ TikTok không bị trả lại.
• Kiểm tra thư rác/spam: Một số email từ TikTok có thể bị lọc nhầm vào mục spam hoặc quảng cáo. Nên kiểm tra định kỳ và đánh dấu những email từ TikTok là “không spam” để các thông báo sau được gửi trực tiếp vào inbox chính.
• Thiết lập bộ lọc và ưu tiên: Để không bỏ lỡ đơn hàng quan trọng, bạn có thể tạo bộ lọc trong Gmail, Outlook hoặc các dịch vụ email khác, đánh dấu tất cả email từ TikTok Shop là ưu tiên, đặt nhãn “Đơn hàng TikTok” hoặc tự động chuyển vào một thư mục riêng.

Cảnh báo bổ sung: Nếu bạn sử dụng nhiều email, hãy đảm bảo chỉ dùng một email chính để đăng ký TikTok Shop Seller. Tránh trường hợp email trùng lặp gây nhầm lẫn hoặc bỏ sót thông báo.

Cài đặt thông báo đúng cách

Để không bỏ lỡ đơn hàng:

• Trên điện thoại: Vào Cài đặt → Thông báo → TikTok Seller → bật Cho phép thông báo.
• Trong app: Vào Cài đặt (Settings) → Thông báo → bật tất cả các mục: “Thông báo đơn hàng mới”, “Thông báo vận chuyển”, “Thông báo khiếu nại”.

>>> Xem ngay: 3 cách tra mã vận đơn TikTok Shop siêu nhanh và chính xác

Mẹo quản lý đơn hàng TikTok Shop hiệu quả

Quản lý đơn hàng TikTok Shop khéo léo sẽ giúp bạn điều hành shop mượt mà, tránh sai sót và giữ được uy tín. Dưới đây là một số mẹo tinh tế giúp bạn vận hành chuyên nghiệp hơn:

• Xây dựng quy trình xử lý đơn hàng: Tạo một luồng công việc rõ ràng từ lúc nhận đơn, xác nhận, đóng gói đến khi giao hàng. Việc này giúp bạn hoặc đội ngũ làm việc có hệ thống, giảm được rủi ro sót đơn hoặc xử lý chậm.
• Tận dụng phần mềm quản lý: Sử dụng các công cụ như KiotViet, TikGo hoặc BigSeller để đồng bộ TikTok Shop, giúp tự động hóa việc theo dõi đơn, cập nhật tồn kho và trạng thái vận chuyển.
• Kiểm tra trạng thái vận chuyển đều đặn: Thay vì “thả lỏng”, bạn nên chủ động theo dõi các đơn hàng đang trong trạng thái “đang giao”. Nếu đơn bị treo quá lâu, liên hệ ngay với bên vận chuyển để điều chỉnh, tránh khiếu nại hoặc mất hàng.
• Quản lý trả hàng và hoàn tiền chuyên nghiệp: Khi khách muốn trả hàng, hãy kiểm tra lý do, kiểm định sản phẩm trả về rồi xử lý hoàn tiền thật minh bạch. Làm nhanh và rõ ràng sẽ giữ được uy tín shop, đạt danh hiệu Star Shop và giảm rủi ro phản hồi xấu.
• Sử dụng báo cáo định kỳ để tối ưu vận hành: Xuất báo cáo theo trạng thái đơn (mới, đã xử lý, hủy, trả hàng…) để thấy lộ trình vận hành shop, từ đó tinh chỉnh quy trình. Ví dụ như đẩy nhanh đóng gói hoặc lựa chọn đơn vị vận chuyển tối ưu hơn.
• Kiểm soát tồn kho chặt chẽ: Khi dùng phần mềm tích hợp, hệ thống sẽ tự điều chỉnh tồn kho ngay khi có đơn hàng, giúp bạn tránh tình trạng oversell hoặc thiếu hàng, điều rất dễ xảy ra nếu xử lý thủ công.

Thông qua bài viết Tin tức TikTok, việc quản lý đơn hàng TikTok Shop hiệu quả không chỉ giúp bạn nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn tối ưu quy trình vận hành, giảm thiểu rủi ro và gia tăng doanh số. Tuy nhiên, nếu bạn đang cần một đối tác đồng hành giúp không chỉ quản lý đơn hàng TikTok Shop bài bản mà còn xây dựng chiến lược Branding & Performance toàn diện, thì TCC & Partners chính là lựa chọn lý tưởng.

Là Agency đạt 3 giải thưởng lớn tại Vietnam TikTok Ads Awards 2024 và đối tác chính thức của TikTok Việt Nam, TCC & Partners mang đến dịch vụ TikTok trọn gói từ phát triển kênh, lên chiến lược bán hàng – quảng cáo, Livestream cho đến vận hành chiến dịch Branding & Performance Marketing hiệu quả. Đặc biệt, chúng tôi có thế mạnh trong việc xây dựng kênh từ con số 0 đến Top ngành, tối ưu theo định hướng – nguồn lực – ngân sách thực tế của từng thương hiệu.

Liên hệ TCC & Partners – Agency TikTok Việt Nam ngay hôm nay để biến TikTok Shop không chỉ là nơi chốt đơn mà còn là nền tảng xây dựng thương hiệu bền vững cho doanh nghiệp của bạn!

ĐĂNG KÝ ĐỂ LẠI THÔNG TIN NHẬN TƯ VẤN NGAY TẠI ĐÂY