Hướng dẫn cách quản lý đơn hàng TikTok Shop hiệu quả

Bạn đã bao giờ tự hỏi: Tại sao cùng bán hàng trên TikTok Shop nhưng có người xử lý đơn hàng mượt mà, khách luôn hài lòng, trong khi người khác lại liên tục gặp lỗi, bị hoàn đơn? Bí quyết nằm ở đâu? Câu trả lời chính là khả năng quản lý đơn hàng TikTok Shop một cách bài bản và có chiến lược. Trong bài viết Tin Tức này, TCC & Partners sẽ chia sẻ những điều cốt lõi giúp bạn kiểm soát đơn hàng hiệu quả, tránh thất thoát, gia tăng lợi nhuận.

Các trạng thái đơn hàng TikTok Shop

Trang Quản lý đơn hàng TikTok Shop được thiết kế để giúp người bán dễ dàng theo dõi và xử lý các đơn hàng theo từng giai đoạn. Dưới đây là giải thích rõ hơn về từng trạng thái đơn hàng:

• Tất cả đơn hàng: Hiển thị danh sách đầy đủ tất cả các đơn hàng và trạng thái hiện tại của chúng (ví dụ: đang chờ xử lý, đang chờ vận chuyển, đã vận chuyển, đã hoàn thành, đã hủy).
• Đang chờ vận chuyển: Bao gồm các đơn hàng đã được người mua đặt thành công và đang chờ bạn (nhà bán hàng) đóng gói sản phẩm, in nhãn vận chuyển và bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
• Đã vận chuyển: Hiển thị các đơn hàng đã được bạn bàn giao cho đơn vị vận chuyển và đang trong quá trình được giao tới địa chỉ của khách hàng.
• Đã hoàn thành: Gồm các đơn hàng đã được giao thành công cho người mua và đã qua thời gian quy định (thường là hơn 14 ngày) để khách hàng có thể khiếu nại hoặc trả hàng. Sau thời gian này, giao dịch được coi là hoàn tất và doanh thu được ghi nhận.
• Đang chờ xử lý: Các đơn hàng đã được thanh toán và đang trong thời gian “chờ” linh hoạt. Trong khoảng thời gian này (thường là 1 giờ), người mua có quyền hủy đơn hàng nếu muốn mà không cần lý do. Sau khi hết thời gian chờ, đơn hàng sẽ tự động chuyển sang trạng thái “Đang chờ vận chuyển”.
• Đã hủy: Chứa tất cả các đơn hàng đã bị hủy bỏ, dù là do người mua hủy trong thời gian chờ xử lý, do nhà bán hàng hủy (ví dụ: hết hàng), hoặc do các vấn đề khác (ví dụ: không liên lạc được với khách hàng).

TỐI ƯU CÁCH VẬN HÀNH TIKTOK SHOP

Các hoạt động cần thiết khi quản lý đơn hàng TikTok Shop

Để hỗ trợ tối ưu việc quản lý đơn hàng TikTok Shop, TikTok đã cải tiến giao diện và giới thiệu tab “Hành động cần thiết” hoàn toàn mới. Tab này đóng vai trò như một trung tâm cảnh báo, giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ đơn hàng nào cần được xử lý ngay lập tức, đồng thời làm nổi bật các yêu cầu hủy hoặc trả hàng/hoàn tiền.

Dưới đây là các loại đơn hàng bạn sẽ tìm thấy trong phần “Hành động cần thiết”, cùng với giải thích chi tiết:

• Vận chuyển trong vòng 24h trở xuống: Những đơn bắt buộc phải được chuyển giao trong vòng 24 giờ để tránh bị đánh dấu là giao trễ.
• Tự động hủy trong vòng 24h trở xuống: Hệ thống sẽ tự động hủy các đơn nếu không có hành động xử lý trong khoảng thời gian quy định (thường là 24 giờ).
• Quá thời hạn vận chuyển: Những đơn đã quá thời điểm giao hàng dự kiến, cần được ưu tiên xử lý hoặc có phương án giải trình phù hợp.
• Yêu cầu hủy đơn: Khách hàng đã gửi yêu cầu hủy – bạn cần kiểm tra và xác nhận nhanh chóng.
• Gói hàng khác thường: Đơn hàng gặp sự cố trong quá trình đóng gói hoặc in nhãn vận đơn – có thể ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
• Yêu cầu trả hàng/hoàn tiền: Hệ thống sẽ báo các đơn hàng đang chờ xử lý yêu cầu từ phía khách, như trả lại sản phẩm hoặc hoàn tiền.

Một số tính năng khác cần biết khi quản lý đơn hàng TikTok Shop

Để giúp Nhà Bán Hàng vận hành đơn hàng hiệu quả và chủ động hơn, TikTok Shop đã tích hợp thêm nhiều tính năng phụ trợ trong giao diện quản lý đơn hàng. Những tính năng này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện khả năng kiểm soát đơn hàng theo cách trực quan và chuyên nghiệp hơn.

Tìm kiếm & bộ lọc thông minh

TikTok Shop đã tối ưu hóa chức năng tìm kiếm, cho phép bạn dễ dàng tìm thấy các đơn hàng với tính năng tìm kiếm toàn cầu mới. Giờ đây, bạn có thể tìm kiếm nhiều chi tiết khác nhau, bao gồm ID đơn hàng, ID sản phẩm, số theo dõi và phân loại sản phẩm, tất cả trong một thanh tìm kiếm duy nhất.

Đặc biệt, bạn có thể tìm kiếm tối đa 100 ID khác nhau một cách đơn giản bằng cách tách các tham số sử dụng dấu phẩy (,) và kèm theo chúng trong dấu ngoặc kép (“). Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn cần xử lý một lượng lớn đơn hàng cụ thể.

Giao diện hiển thị linh hoạt: Danh sách & Thẻ

Để phù hợp với từng nhu cầu quản lý, TikTok Shop cung cấp hai chế độ hiển thị mới cho Nhà Bán Hàng bao gồm:

• Chế độ Danh sách giúp bạn xem được nhiều đơn hàng cùng lúc trên một trang.
• Chế độ Thẻ lại phù hợp khi bạn muốn xem chi tiết từng đơn một cách trực quan hơn.

Thêm ghi chú tùy chỉnh cho từng đơn

Tính năng “Thêm ghi chú” giúp Nhà Bán Hàng tự đánh dấu, lưu ý hoặc phân loại đơn hàng theo nhu cầu riêng:

• Gắn cờ màu sắc khác nhau để dễ dàng phân biệt.
• Viết ghi chú tùy chỉnh cho từng đơn, có thể chỉnh sửa và theo dõi lịch sử thay đổi.
• Lọc đơn theo màu cờ và ghi chú cũng sẽ được hiển thị trong danh sách đơn xuất file.
• Thông tin ghi chú còn có thể được in kèm trong danh sách chọn hàng hoặc tem vận đơn.

Xuất đơn hàng chủ động

TikTok Shop cũng cho phép bạn xuất tất cả các đơn hàng hoặc các đơn hàng đã chọn trong tab hiện tại. Ngoài ra, bạn có thể xuất các đơn hàng đã lọc để tối ưu hóa hơn nữa quy trình quản lý của mình. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho việc đối chiếu dữ liệu, lập báo cáo hoặc nhập vào các hệ thống quản lý khác.

Hủy đơn

Nhà Bán Hàng có quyền hủy đơn hàng của Khách Hàng trước khi trạng thái của đơn hàng được cập nhật thành “Đã vận chuyển”. Trên trang Quản lý đơn hàng, bạn chỉ cần chọn đơn hàng muốn hủy. Sau đó, chọn “Hành động khác“, chọn “Hủy” để hủy đơn hàng. Tiếp theo, chọn lý do hủy phù hợp và xác nhận. Tính năng này giúp bạn linh hoạt xử lý các trường hợp phát sinh như hết hàng hoặc yêu cầu từ khách hàng.

Việc quản lý đơn hàng TikTok Shop hiệu quả không chỉ giúp bạn nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn tối ưu quy trình vận hành, giảm thiểu rủi ro và gia tăng doanh số. Tuy nhiên, nếu bạn đang cần một đối tác đồng hành giúp không chỉ quản lý đơn hàng TikTok Shop bài bản mà còn xây dựng chiến lược Branding & Performance toàn diện, thì TCC & Partners chính là lựa chọn lý tưởng.

Là Agency đạt 3 giải thưởng lớn tại Vietnam TikTok Ads Awards 2024 và đối tác chính thức của TikTok Việt Nam, TCC & Partners mang đến giải pháp trọn gói từ phát triển kênh, lên chiến lược bán hàng – quảng cáo, Livestream cho đến vận hành chiến dịch Branding & Performance Marketing hiệu quả. Đặc biệt, chúng tôi có thế mạnh trong việc xây dựng kênh từ con số 0 đến Top ngành, tối ưu theo định hướng – nguồn lực – ngân sách thực tế của từng thương hiệu.

Liên hệ TCC & Partners ngay hôm nay để biến TikTok Shop không chỉ là nơi chốt đơn mà còn là nền tảng xây dựng thương hiệu bền vững cho doanh nghiệp của bạn!

ĐĂNG KÝ ĐỂ LẠI THÔNG TIN NHẬN TƯ VẤN NGAY TẠI ĐÂY